Vehicle Log book: Pengertian, Jenis dan Fungsinya.
Log book adalah sebuah buku atau dokumen yang digunakan untuk mencatat dan menyimpan informasi secara teratur dan sistematis tentang berbagai kegiatan atau peristiwa yang terjadi dalam suatu periode waktu tertentu. Penggunaannya dapat diperluas untuk mencakup berbagai jenis log book yang digunakan dalam berbagai konteks, seperti: Flight Lok Book, Vehicle Log book, Vessel Log book dll.
Vehicle Log book (Buku Log Kendaraan) adalah dokumen yang mencatat informasi menyeluruh tentang kendaraan yang dioperasikan oleh perusahaan atau organisasi. Mulai dari perolehan kendaraan, identifikasi, penugasan, perpindahan pool, hingga riwayat dan pemusnahan kendaraan. Vehicle Log book mencatat semua informasi seperti nomor kendaraan, nama kendaraan, tahun pembelian, catatan ringkas servis, penugasan pada pool/kantor cabang, hingga kendaraan tidak dioperasikan lagi karena dijual, dikembalikan atau dimusnahkan sebagai aset (Disposal).
Jenis
Berikut adalah jenis-jenis secara umum yang dapat dicatat dalam Vehicle Log book:
- Vehicle Acquisition (Perolehan Kendaraan): Perolehan kendaraan oleh sebuah perusahaan dapat berasal dari berbagai sumber, seperti pembelian tunai, pembelian dengan angsuran, penyewaan (leasing) atau melalui kerja sama dengan investor. Rincian lengkap mengenai data perolehan kendaraan dicatat dengan teliti, termasuk tanggal perolehan, pihak vendor atau penyewa, nomor faktur atau kontrak, harga, serta informasi lain yang terkait dengan transaksi akuisisi. Informasi ini memiliki nilai penting dalam pelacakan asal-usul kendaraan dan membantu dalam memperkirakan nilai aset yang dimiliki.
- Vehicle Identification (Identifikasi Kendaraan): Setiap kendaraan memiliki nomor identifikasi unik yang dicatat dalam Vehicle Log book, termasuk informasi tentang merek, model, tahun pembuatan, nomor registrasi, dan spesifikasi teknis lainnya. Ini membantu dalam pelacakan dan identifikasi kendaraan secara individual.
- Vehicle Assignment (Penugasan Kendaraan): Catatan tentang penugasan awal kendaraan ke lokasi atau area bisnis tertentu atau departemen tertentu. Ini mencakup informasi tentang lokasi, tanggal penugasan, deskripsi penugasan dan detail data lain yang diperlukan, misalnya nama pengemudi yang ditugaskan. Fungsi utama dari fitur ini memungkinkan manajemen untuk memantau lokasi dan penggunaan kendaraan secara efisien, termasuk sebaran lokasi kendaraan, apakah dapat dianggap sesuai dengan tugas dan fungsi bisnisnya.
- Vehicle Relocation (Relokasi Kendaraan): Relokasi kendaraan adalah suatu proses di mana kendaraan dipindahkan dari satu lokasi ke lokasi lain. Sebagai contoh: dalam konteks logistik, hal ini sering kali terjadi untuk memenuhi permintaan atau kebutuhan operasional yang terus berubah. Dengan tujuan mengoptimalkan penggunaan armada, menyeimbangkan inventaris, atau merespons permintaan pelanggan, termasuk memastikan bahwa sumber daya dikerahkan secara efisien untuk mendukung operasi rantai pasokan.
- Vehicle History (Riwayat Kendaraan): Setiap kali kendaraan menjalani perawatan rutin maupun perbaikan, inspeksi keselamatan, termasuk jika terjadi kecelakan terhadap kendaraan, dicatat dalam Vehicle Log book. Ini mencakup tanggal kegiatan/kejadian, jenis kegiatan/kejadian, kilometer saat kegiatan/kejadian, biaya yang terkait, maupun nomor-nomor dokumen yang dianggap penting, misalnya No Dokumen Laporan Kecelakaan.
- Vehicle Disposal (Pemusnahan Kendaraan): Dalam konteks perusahaan atau organisasi yang mengoperasikan armada kendaraan, "Vehicle Disposal" mengacu pada proses mengganti atau menyingkirkan kendaraan yang sudah tidak layak pakai atau tidak ekonomis untuk dipertahankan dalam armada mereka. Disposal dapat juga diartikan membuang atau menyingkirkan aset, termasuk penjualan, penghapusan atau pemusnahan. Langkah Disposal bisa menjadi bagian penting dari manajemen armada, karena kendaraan yang usang atau tidak efisien dapat menjadi beban finansial dan operasional yang besar.
- Vehicle Accident (Kecelakaan Kendaraan): Catatan tentang kecelakaan yang melibatkan kendaraan perusahaan, termasuk tanggal, lokasi, kerusakan, laporan polisi (jika ada) dan langkah-langkah yang diambil untuk memperbaiki kendaraan dan mencegah kejadian serupa di masa depan perlu dicatat secara khusus. Meskipun secara ringkas juga tercatat di Vehicle History.
Meskipun buku catatan dan spreadsheet memiliki manfaatnya sendiri, mereka juga memiliki banyak keterbatasan. Misalnya, rumit untuk dikelola jika perusahaan memiliki banyak mobil atau jika perusahaan menyimpannya di computer lokal. Secara prinsip, kedua jenis Vehicle Log book tersebut memiliki fungsi yang sama dalam mencatat informasi menyeluruh tentang penggunaan kendaraan perusahaan atau organisasi. Pilihan antara buku log kendaraan fisik atau dokumen digital biasanya didasarkan pada preferensi dan kebutuhan spesifik dari perusahaan atau organisasi tersebut.
Fungsi
Log book secara umum memiliki fungsi yang luas dan penting dalam berbagai konteks, termasuk di area mana log book itu digunakan. Untuk implementasi Log book pada konteks transportasi kendaraan, juga masih sangat bergantung kepada kebutuhan masing-masing perusahaan atau organisasi.
Berikut adalah beberapa fungsi Vehicle log book secara umum antara lain:
- Pelacakan dan Pemantauan: Log book membantu dalam pelacakan dan pemantauan berbagai kegiatan, peristiwa, atau proses yang terjadi selama periode waktu tertentu. Ini membantu dalam memahami dan menganalisis pola, tren, dan perkembangan yang terjadi dari waktu ke waktu.
- Dokumentasi: Log book berfungsi sebagai alat dokumentasi yang penting untuk mencatat semua informasi yang relevan dan penting. Ini termasuk catatan penggunaan, kejadian, peristiwa, atau pengamatan yang dapat menjadi referensi dan catatan sejarah di masa depan.
- Pengambilan Keputusan: Informasi yang terdokumentasi dengan baik dalam log book membantu dalam pengambilan keputusan yang tepat dan terinformasi. Ini memberikan dasar data yang kuat untuk mengevaluasi opsi, membuat keputusan, dan merencanakan langkah-langkah selanjutnya.
- Transparansi dan Akuntabilitas: Log book memberikan transparansi dalam pelaporan dan pencatatan berbagai aktivitas atau peristiwa. Ini memungkinkan untuk akuntabilitas yang lebih besar, karena semua tindakan atau keputusan dapat dilacak kembali ke sumbernya dan ditinjau kembali jika diperlukan.
Kesimpulan
Penggunaan Vehicle Log book memberikan manfaat yang signifikan dalam manajemen armada kendaraan. Dengan mencatat secara teratur semua informasi terkait dengan penggunaan, perawatan, dan pemeliharaan kendaraan. Vehicle Log book membantu dalam pengelolaan biaya operasional, pemeliharaan catatan yang akurat, dan pemantauan efisiensi armada. Ini juga memastikan kepatuhan terhadap regulasi dan kebijakan, serta menyediakan dasar yang kuat untuk pengambilan keputusan yang tepat dan terinformasi dalam pengoperasian armada kendaraan.
