Tantangan dan Manfaat, Integrasi Fleet Management System Dengan ERP
Perusahaan dengan operasi yang luas dan kompleks, yang menggunakan Enterprise Resource Planning (ERP) sebagai bagian integral dari manajemen sumber daya, operasi, dan proses Management Information System, seringkali dihadapkan pada dilema dalam menyesuaikan ERP yang ada untuk mengelola kebutuhan fungsi umum dan proses tertentu. Salah satu fungsi umum yang sering kali menjadi perhatian adalah Fleet Management System (FMS). Pertanyaan yang sering muncul adalah apakah perusahaan harus mengubah (customization) ERP yang ada atau memilih membeli maupun layanan berlangganan FMS dari pihak vendor. Dalam konteks ini, pertimbangan utama adalah apakah perangkat lunak baru tersebut harus diintegrasikan dengan ERP yang sudah ada untuk mendapatkan manfaat penuh, ataukah harus dioperasikan secara mandiri. Para pemangku kepentingan yang mendukung layanan berlangganan FMS juga harus mempertimbangkan biaya tambahan, alokasi sumber daya, kebutuhan akan keahlian baru dan sumber daya manusia yang diperlukan dibandingkan dengan manfaat yang dijanjikan.
Meskipun demikian, konsensus umum cenderung mengindikasikan bahwa integrasi FMS dengan ERP dapat membawa manfaat yang signifikan dalam hal efisiensi operasional, penghematan biaya dan peningkatan profitabilitas. Oleh karena itu, para pemimpin perusahaan perlu untuk melakukan analisa menyeluruh terhadap opsi-opsi yang tersedia dan membuat keputusan yang tepat sesuai dengan kebutuhan dan tujuan perusahaan.
Tantangan
Meskipun Enterprise Resource Planning (ERP) menawarkan manfaat yang luas dalam mengelola sumber daya dan mengintegrasikan proses perusahaan secara menyeluruh, seringkali ERP gagal dalam menangani kebutuhan khusus Fleet Management. Ini disebabkan oleh beberapa faktor.
- ERP tidak dirancang khusus untuk kebutuhan unik yang terkait dengan pengelolaan armada. Fungsi dan modul ERP biasanya lebih fokus pada manajemen keuangan, rantai pasokan, produksi, dan fungsi umum lainnya, sehingga kurang memperhatikan detail operasional armada seperti pelacakan GPS, pemantauan perilaku pengemudi, atau perencanaan rute yang efisien.
- ERP seringkali kurang fleksibel dan sulit dimodifikasi untuk memenuhi kebutuhan yang berkembang dalam Manajemen Armada. Integrasi atau penyesuaian ERP dengan Fleet Management System yang sudah ada bisa menjadi tugas yang rumit dan mahal, terutama jika perangkat lunak tersebut berasal dari vendor yang berbeda.
- ERP mungkin kurang fokus pada aspek-aspek spesifik yang relevan dengan Manajemen Armada, seperti perencanaan pemeliharaan rutin, manajemen bahan bakar, atau analisis performa armada. Solusi Fleet Management System (FMS) yang didedikasikan dapat menyediakan fitur-fitur ini dengan lebih baik, karena mereka lebih terfokus pada kebutuhan khusus industri transportasi dan logistik.
Manfaat
Integrasi Enterprise Resource Planning (ERP) dengan Fleet Management System (FMS) telah menjadi strategi yang semakin populer dalam industri logistik dan Fleet Management. Dengan menggabungkan (integrasi) kedua sistem ini, perusahaan dapat mengoptimalkan operasinya dengan efisien dan optimal. Berikut ini manfaat utama dari integrasi ERP dengan FMS, serta bagaimana hal ini membantu meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, dan memperluas wawasan manajemen dalam mengelola armadanya:
- ERP Mengintegrasikan Berbagai Fungsi: Dalam setiap bisnis, fungsi keuangan, penagihan, dan akuntansi memiliki peran penting. Integrasi ERP dengan FMS memungkinkan hubungan yang lancar dan meliputi departemen seperti logistik, perencanaan material, pengadaan, pembelian, dan pengiriman. Sebagai contoh, entri data penagihan dan akuntansi yang dibuat dalam ERP terhadap pemasok akan secara otomatis terkait dengan departemen logistik. Aliran data yang bersambung di berbagai departemen ini membentuk suatu Sistem Informasi Manajemen yang efisien, mencegah duplikasi, dan meningkatkan produktivitas serta efisiensi secara keseluruhan.
- Vehicle Downtime: Mengoperasikan, merawat dan menyervis sumber daya (vehicle) dengan efisiensi dan optimal adalah kunci dari operasi perusahaan yang lancar dan efisien. Oleh karena itu, ketersediaan atau ketidaktersediaan semua kendaraan dan sumber daya perusahaan harus secara jelas dikomunikasikan dan dimasukkan ke dalam perencanaan operasional. Sebagai contoh, ketika perbaikan dan pemeliharaan membuat beberapa aset (vehicle) tidak tersedia, sistem pemeliharaan armada akan menghasilkan pemberitahuan dan komentar yang diperlukan, termasuk detail kesiapan operasional, biaya pekerjaan, dan penunjukan orang yang bertanggung jawab. Karena ini dilakukan melalui sistem otomatis pada server terpusat, semua pemangku kepentingan tetap mendapatkan informasi yang relevan.
- Wawasan Lebih Mendalam Mengenai Biaya Operasi dan Pemeliharaan: Mengingat industri logistik dan Fleet Management merupakan bidang yang padat operasi, maka pemantauan biaya pemeliharaan menjadi sangat penting karena merupakan komponen biaya yang signifikan. Meskipun ERP dapat menampilkan semua biaya terkait pemeliharaan, manajer transportasi hanya dapat memahami apakah biaya ini dapat dibenarkan dengan memperdalam jenis, frekuensi, dan jumlah biaya pemeliharaan, seperti pembelian suku cadang, penambahan inventaris, penggunaan, penagihan, serta diskon yang diperoleh dari vendor. Integrasi antara ERP dan FMS memungkinkan manajemen untuk memperoleh wawasan yang lebih mendalam mengenai biaya operasional armada, sehingga memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih baik.
- Integrasi FMS dengan ERP memang memberikan banyak keuntungan yang signifikan bagi perusahaan. Dengan integrasi ini, perusahaan dapat menghasilkan pandangan yang komprehensif tentang semua aspek operasional armada mereka. Berikut adalah beberapa manfaat lain yang bisa didapatkan dari integrasi tersebut:
- Manajemen Perintah Kerja: Perusahaan dapat melacak dan mengelola semua perintah kerja yang terkait dengan armada mereka, termasuk perbaikan, pemeliharaan, dan layanan lainnya.
- Pengelolaan Suku Cadang: Integrasi dengan ERP memungkinkan pengelolaan inventaris suku cadang secara efisien, memastikan ketersediaan yang tepat pada waktu yang tepat untuk pemeliharaan armada.
- Pemantauan Biaya: Perusahaan dapat secara akurat memantau semua biaya yang terkait dengan armada, termasuk biaya bahan bakar, perawatan, dan penggantian suku cadang. Ini membantu dalam pengelolaan anggaran yang lebih baik dan mengidentifikasi area di mana efisiensi dapat ditingkatkan.
- Analisis Kinerja Armada: Data real-time yang diperoleh dari integrasi ERP memungkinkan perusahaan untuk melakukan analisis kinerja armada secara terperinci, termasuk jarak tempuh, konsumsi bahan bakar, dan efisiensi pengemudi.
- Perencanaan Masa Depan: Dengan pemantauan real-time dan analisis kinerja armada, perusahaan dapat membuat perencanaan yang lebih baik untuk pemeliharaan masa depan, akuisisi aset baru, dan pengembangan strategi armada yang lebih efisien.
- Optimasi Total Biaya Kepemilikan (TCO): Integrasi ERP memungkinkan perusahaan untuk secara akurat menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) armada mereka, yang merupakan metrik penting untuk mengevaluasi efisiensi dan produktivitas armada secara keseluruhan.
Kesimpulan
ERP merupakan sebuah alat canggih yang memiliki potensi besar untuk memberikan manfaat yang signifikan bagi organisasi. Dengan kemampuannya dalam mengintegrasikan dan mengotomatisasi proses bisnis, menyediakan data real-time, serta mendukung skalabilitas dan penyesuaian, ERP menjadi tulang punggung bagi banyak perusahaan dalam mengelola operasi mereka.
Meskipun begitu, ada sejumlah tantangan yang perlu dikelola secara hati-hati agar ERP dapat mewujudkan potensi penuhnya. Antara lain adalah kebutuhan untuk memastikan integrasi yang mulus dengan sistem yang sudah ada, menjaga kualitas data yang dimasukkan ke dalam sistem, serta menyesuaikan sistem dengan kebutuhan dan perkembangan bisnis yang terus berubah. Oleh karena itu, sementara ERP dapat memberikan manfaat besar, penting bagi organisasi untuk mengelola tantangan-tantangan ini dengan bijaksana agar dapat memaksimalkan nilai dari investasi mereka dalam ERP.
Dengan demikian, integrasi Fleet Management System dengan ERP tidak hanya memberikan transparansi dan visibilitas yang diperlukan atas semua aspek operasional armada, tetapi juga memungkinkan perusahaan untuk mengoptimalkan kinerja armada mereka secara keseluruhan, meningkatkan efisiensi, dan mengurangi biaya.
