Pentingnya Digitalisasi Proof of Delivery (POD)
Digitalisasi
Istilah digitalisasi secara khusus mulai banyak digunakan ketika teknologi digital, seperti internet, komputasi awan (cloud computing), kecerdasan buatan (artificial intelligence) dan Internet of Thing menjadi lebih meresap dalam kehidupan sehari-hari dan dunia bisnis. Sejak saat itu, istilah digitalisasi menjadi semakin penting dalam menggambarkan perubahan fundamental yang terjadi dalam cara kita bekerja, berinteraksi dan berbisnis di era digital. Dengan kemajuan yang terus menerus, digitalisasi menjadi lebih kompleks dan meluas, mempengaruhi berbagai aspek kehidupan dan industri, serta mendorong inovasi baru dalam pemanfaatan teknologi untuk mengatasi tantangan dan memanfaatkan peluang yang muncul.
Pentingnya digitalisasi Proof of Delivery (POD) terletak pada sejumlah manfaat yang dapat diberikan kepada perusahaan pengelola armada atau organisasi secara keseluruhan. Bukti Pengiriman adalah dokumen penting yang diterima setelah paket mencapai tujuannya. Biasanya dikenal sebagai electronic Proof of Delivery (ePOD) untuk pengiriman secara digital. Salah satu keuntungan utama dari POD terdigitalisasi adalah memungkinkan perusahaan mengambil dan mengunggah banyak gambar maupun data dalam jumlah yang besar dan terintegrasi dengan sistem lain. Penyimpanan data di server cloud, memungkinkan dapat diakses kapan saja, di mana saja dan kapan saja. Data digital juga dapat dengan mudah diakses dan dibagikan oleh berbagai pihak yang berkepentingan, seperti pemilik kendaraan, pengelola armada dan departemen terkait.
Mengapa
Bukti Pengiriman, yang juga dikenal sebagai Proof of Delivery (POD) atau ePOD untuk pengiriman secara digital, adalah dokumen penting yang diterima oleh penerima setelah paket berhasil mencapai tujuan akhirnya. Mengapa bukti pengiriman diperlukan:
- Dalam konteks logistik, bukti pengiriman memiliki peran vital. Perusahaan menggunakan bukti ini tidak hanya untuk memastikan bahwa pengiriman sampai tepat waktu, tetapi juga untuk memantau dan mengelola aliran barang mereka secara efektif.
- Dengan menggunakan ePOD, perusahaan dapat memonitor setiap tahap perjalanan pengiriman, mulai dari pengumpulan barang hingga pengiriman ke lokasi tujuan. Informasi yang terdapat dalam bukti ini membantu dalam mengelola inventaris, mengoptimalkan rute pengiriman, dan mengidentifikasi potensi perbaikan proses.
- Bukti pengiriman, khususnya yang mencakup bukti gambar pengiriman, memberikan kepastian tambahan tentang kondisi dan keadaan barang saat tiba. Ini memungkinkan perusahaan untuk mengelola klaim dan masalah terkait barang rusak atau hilang dengan lebih efisien.
- Dengan menerapkan praktik terbaik dalam menggunakan bukti pengiriman, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional mereka, mengurangi biaya pengiriman yang tidak perlu dan meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memastikan pengiriman yang tepat waktu dan berkualitas.
Manfaat
Dalam era digital yang terus berkembang, inovasi dalam teknologi informasi telah membawa perubahan signifikan di berbagai sektor, termasuk dalam dunia logistik dan distribusi. Salah satu inovasi penting yang telah terbukti mampu meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam pengelolaan pengiriman barang adalah ePOD (Electronic Proof of Delivery). Manfaat tersebut mencakup peningkatan efisiensi operasional, pengurangan kesalahan administrasi, peningkatan kepuasan pelanggan, serta dukungan terhadap keberlanjutan lingkungan melalui pengurangan penggunaan kertas.
- Dematerialisasi dalam pengiriman membawa banyak manfaat. Sekarang, pengirim tidak perlu lagi membawa banyak dokumen kertas yang rawan hilang atau tidak terbaca. Semua bukti pengiriman digital (ePOD) terkonsentrasi dalam satu perangkat yang digunakan oleh petugas pengiriman untuk mendapatkan tanda tangan dari pelanggan. Hal ini tidak hanya membuat informasi lebih mudah diakses, tetapi juga lebih dapat diandalkan karena dapat diubah secara real-time. Dengan demikian, risiko kesalahan atau kehilangan dokumentasi berkurang secara signifikan.
- Otomatisasi, proses otomatisasi setelah pelanggan menandatangani ePOD memberikan efisiensi tambahan. Semua informasi yang terkumpul oleh petugas pengiriman dapat langsung dikirim ke perusahaan dan bahkan ke pelanggan. Ini mencakup langkah-langkah pasca pengiriman seperti penagihan, yang juga dapat diotomatisasi. Dengan demikian, tidak hanya waktu yang dihemat, tetapi juga risiko kesalahan manusia berkurang, meningkatkan keakuratan dan efisiensi proses keseluruhan.
- Menghemat Waktu dan Uang, solusi digital untuk pengiriman bukan hanya menghemat kertas, tetapi juga waktu dan uang. Karyawan tidak perlu lagi menghabiskan waktu memindai semua POD kertas atau memasukkan informasi secara manual ke dalam sistem. Ini memungkinkan aliran kerja yang lebih efisien dan membebaskan karyawan untuk fokus pada tugas dengan nilai tambah yang lebih tinggi. Dengan demikian, biaya operasional dapat dikurangi dan produktivitas dapat ditingkatkan.
- Keunggulan ePOD, POD digital adalah alat yang sangat fleksibel dan bermanfaat. Misalnya, dengan menggunakan perangkat tablet, pengantar barang dapat menambahkan komentar, mengambil foto jika produk rusak, mengubah jumlah pesanan dan mengirimkan informasi secara langsung ke perusahaan. Yang lebih penting lagi, pelanggan dapat menerima salinan POD secara langsung melalui email, meningkatkan transparansi dan kepuasan pelanggan secara keseluruhan.
Kesimpulan
POD digital memberikan keuntungan kepada pelanggan dengan memberikan mereka rasa kendali yang lebih besar atas pengiriman produk mereka. Dalam penjualan langsung, pelanggan memiliki kontrol penuh atas kapan mereka menerima pembelian mereka. Namun, dalam pemesanan online, waktu dan keberadaan produk mereka bisa berada di luar kendali mereka. Dengan slip pengepakan dan bukti pengiriman, pelanggan merasa yakin bahwa mereka akan menerima produk yang mereka pesan pada waktu yang diharapkan. Di era di mana interaksi nirsentuh semakin diutamakan dan pengiriman ke penerima barang secara langsung menjadi kurang umum, POD elektronik menjadi alat terbaik untuk memberikan status layanan kepada pelanggan. POD tidak hanya merupakan alat untuk pengiriman, tetapi juga untuk komunikasi dan pemberian status layanan kepada pelanggan.
