Penerapan Dispatch Otomatis: Revolusi dalam Pengelolaan Armada
Dalam pengiriman, istilah "dispatch" biasanya merujuk pada proses pengiriman barang atau produk ke tujuan yang dimaksud. Ini melibatkan serangkaian langkah, termasuk persiapan barang untuk pengiriman, koordinasi transportasi, dan pengaturan pengiriman barang kepada penerima. Secara lebih khusus, ketika sebuah pengiriman "dispatched", itu berarti pengiriman tersebut telah dilepaskan dari asalnya dan sedang dalam perjalanan menuju tujuan. Ini bisa melibatkan barang-barang yang dimuat ke truk, kereta api, pesawat, atau kapal, tergantung pada moda transportasi yang digunakan. Dispatch juga dapat merujuk pada tindakan menugaskan pesanan pengiriman atau transportasi kepada pembawa atau pengantar tertentu. Dalam konteks ini, dispatch melibatkan pemilihan pembawa atau pengantar yang tepat untuk pengiriman tertentu, berdasarkan faktor seperti lokasi pengiriman, jenis barang yang dikirim dan jadwal pengiriman.
Dispatch Otomatis
Sistem pengiriman otomatis membantu bisnis mengurangi ketergantungan pada proses manual yang berasal dari metode pengiriman tradisional. Dengan menggunakan otomatisasi, kesalahan manusia dapat diminimalkan, penundaan dapat dikurangi, dan waktu yang dihabiskan untuk tugas manual berulang dapat diminimalkan secara signifikan. Otomatisasi menjadi kunci untuk memastikan pengiriman yang akurat dan tepat waktu, serta memberikan pengalaman pengiriman pelanggan yang superior.
Di masa lalu, produk dan harga sering menjadi pembeda utama merek di pasar, tetapi saat ini pengalaman pelanggan semakin dihargai oleh konsumen. Hal ini berarti bisnis yang tidak dapat memberikan pengiriman yang baik kemungkinan besar akan kehilangan pelanggan, karena konsumen tidak hanya membeli produk atau layanan, tetapi juga pengalaman yang disertai. Oleh karena itu, layanan pengiriman yang akurat dan tepat waktu memainkan peran penting dalam menciptakan kesan positif terhadap merek di mata konsumen. Survei terbaru menunjukkan bahwa sekitar 85% eksekutif pemasaran menganggap layanan pengiriman sebagai faktor kunci dalam pengalaman pelanggan.
Sumber: https://wartaekonomi.co.id/read296336/survei-50-perusahaan-indonesia-utamakan-transformasi-digital
Dengan mempertimbangkan hasil survey, tidak mengherankan jika sebagian besar pemimpin industri transportasi dan logistik memprioritaskan peningkatan layanan pengiriman kepada pelanggan mereka. Banyak bisnis yang beralih ke solusi teknologi untuk mengotomatisasi proses dan meningkatkan efisiensi operasional pengiriman mereka. Oleh karena itu, menemukan sistem pengiriman otomatis yang sesuai menjadi prioritas utama dalam strategi pengembangan bisnis mereka.
Dasar-dasar Sistem Dispatch Otomatis
Perangkat lunak sistem pengiriman tidak hanya membantu mengoptimalkan pengiriman dan rute, tetapi juga memungkinkan perusahaan untuk terus meningkatkan kinerjanya. Solusi ini mengkoordinasikan pergerakan orang, barang, dan jasa secara otomatis, memanfaatkan pembelajaran mesin (machine learning)untuk menganalisis data besar dalam waktu singkat. Dengan menggunakan teknologi ini, perusahaan dapat menyusun penugasan, urutan dan rute pengemudi serta kendaraan secara optimal, mempertimbangkan faktor seperti kondisi lalu lintas real-time, kendala pengiriman, dan permintaan waktu. Selain itu, solusi canggih menyediakan visibilitas dan pelacakan KPI yang kuat, menyediakan informasi yang detail dan komprehensif mengenai berbagai aspek operasional pengemudi, termasuk kecepatan dan pola mengemudi, efisiensi bahan bakar, waktu dan jarak tempuh, kepatuhan terhadap rute dan jadwal, serta aspek keamanan dan istirahat, yang dapat membantu perusahaan merencanakan strategis dan terus meningkatkan operasinya dari waktu ke waktu.
Untuk mencapai manfaat yang disebutkan diatas dan memastikan pengiriman otomatis yang efektif, perusahaan harus memprioritaskan fitur-fitur kunci berikut dalam solusi yang dipilih:
- Pelacakan dan Visibilitas Real-time: Kemampuan untuk melacak pengemudi dan pengiriman secara real-time sangat penting untuk transparansi operasional. Ini memungkinkan bisnis untuk segera menanggapi perubahan atau keterlambatan, meningkatkan efisiensi pengiriman secara keseluruhan dan kepuasan pelanggan.
- Optimisasi Rute: Algoritma canggih yang menghitung rute paling efisien berdasarkan berbagai faktor seperti kondisi lalu lintas, jendela pengiriman, dan kapasitas kendaraan. Hal ini meminimalkan waktu perjalanan dan biaya bahan bakar sambil memaksimalkan produktivitas pengemudi.
- Penugasan Tugas Otomatis: Secara otomatis menugaskan kepada pengemudi berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan seperti kedekatan dengan titik penjemputan, ketersediaan pengemudi dan beban kerja. Ini menyederhanakan operasi dengan mengurangi upaya manual dan memastikan alokasi sumber daya yang optimal.
- Kemampuan Integrasi: Integrasi yang mulus dengan sistem-sistem yang ada seperti ERP, CRM, dan platform manajemen pesanan. Hal ini memastikan aliran data yang lancar di berbagai departemen dan meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan.
- Kompatibilitas Mobile: Aplikasi mobile untuk pengemudi yang memberikan informasi rute detail, petunjuk pengiriman dan pembaruan real-time. Ini memberdayakan pengemudi dengan alat yang diperlukan untuk menavigasi dengan efisien dan berkomunikasi secara efektif dengan dispatcher dan pelanggan.
- Analisis dan Pelaporan: Alat analisis yang kuat yang menawarkan kemampuan tentang indikator kinerja utama (KPI) seperti waktu pengiriman, produktivitas pengemudi dan kinerja armada. Fungsi ini membantu dalam mengidentifikasi tren, area untuk peningkatan dan membuat keputusan berbasis data.
- Skalabilitas dan Fleksibilitas: Kemampuan memperluas operasi dengan lancar seiring pertumbuhan kebutuhan bisnis, mengakomodasi perubahan ukuran armada, volume pengiriman dan cakupan geografis
- Fitur Kepatuhan dan Keselamatan: Memastikan kepatuhan dengan persyaratan regulasi dan standar keselamatan yang dianut oleh Perusahaan. Fitur-fitur dapat mencakup pemantauan perilaku pengemudi, jadwal perawatan kendaraan dan kepatuhan terhadap jam mengemudi yang legal.
- Alert: Kemacetan lalu lintas tak terduga, kerusakan kendaraan tiba-tiba, gangguan cuaca, dan hal-hal serupa dapat terjadi kapan saja, oleh karena itu dispatcher dan manajer armada harus cepat dalam mengambil tindakan yang diperlukan. Di sini, sangat membantu untuk memiliki Fleet Management System yang menawarkan alur kerja (alert system) secara otomatis di mana semua pihak terkait dalam pengiriman termasuk pelanggan dapat diberitahu tentang kemungkinan keterlambatan yang disebabkan oleh peristiwa tak terduga tersebut.
Mobile Dispatch
Solusi Mobile dispatch software mengacu pada satu atau lebih alat yang digunakan oleh manajer armada dan petugas operator untuk menugaskan pengemudi ke berbagai pekerjaan. Dengan menggunakan alat ini, Perusahaan dapat memberdayakan pengemudi untuk tetap mengikuti rute mereka dan tiba di titik pengantaran yang ditentukan dengan tepat waktu. Dispatch software terbaik harus menawarkan perencanaan dan penjadwalan rute otomatis untuk pengemudi dan memungkinkan petugas operator membuat rute dan pengiriman seefisien mungkin.
Saat ini, Perusahaan armada semakin mencari solusi Dispatch software yang terintegrasi dengan solusi telematika dan menyediakan data lokasi melalui Real-time Dashboard. Mayoritas perangkat telematika hanya mengirimkan lokasi GPS kendaraan, namun dengan menggabungkannya dengan Dispatch software yang tangguh, Perusahaan juga dapat memperoleh informasi status pesanan dan ETA langsung untuk setiap pemberhentian di rute. Hal ini memungkinkan Perusahaan tidak hanya melihat lokasi setiap kendaraan dalam armada Perusahaan, tetapi juga langsung memvisualisasikan kemajuan rencana pengiriman Perusahaan. Jika pengemudi sudah terlambat atau terjebak pada rutenya, petugas operator akan memperhatikan hal ini dan berkomunikasi dengan pengemudi untuk memastikan rute diperbarui sehingga pengemudi tiba di tujuan tepat waktu atau pelanggan diberitahu tentang keterlambatan tersebut.
Solusi Dispatch software juga harus menyediakan mobile app kepada pengemudi. Dengan cara ini, petugas operator dapat mengirimkan rute ke pengemudi dan melakukan penyesuaian seperlunya, tanpa perlu melakukan panggilan telepon. Rute diberikan kepada pengemudi melalui smartphones pengemudi, dan mereka dapat diberikan petunjuk untuk mengirimkan pembaruan status, pemberitahuan ke pelanggan (customer notifications), dan foto sebagai proof of delivery.
Kesimpulan
Dengan memilih solusi pengiriman otomatis yang memiliki fitur-fitur kunci seperti pelacakan real-time, optimisasi rute, penugasan tugas otomatis, integrasi yang lancar, kompatibilitas mobile, analisis dan pelaporan, skalabilitas, serta fitur kepatuhan dan keselamatan, bisnis dapat mengoptimalkan efisiensi operasional mereka. Hal ini tidak hanya meningkatkan produktivitas pengemudi dan mengurangi biaya operasional, tetapi juga memungkinkan perusahaan untuk memberikan layanan pelanggan yang lebih baik. Dengan demikian, solusi ini membantu bisnis untuk mencapai kesuksesan secara keseluruhan dengan meningkatkan kepuasan pelanggan, memperluas pangsa pasar, dan mempertahankan daya saing di pasar yang kompetitif.
