Order Management: Pengertian dan Manfaatnya Bagi Bisnis Anda
Bagi Bisnis Anda
Order Management (OM) adalah proses yang mencakup penanganan dan pemenuhan pesanan pelanggan secara efisien, dimulai dari pemesanan hingga pengiriman. Ini melibatkan berbagai tugas seperti entri pesanan, pemrosesan pesanan, manajemen inventaris, pelacakan pesanan, pengiriman dan penerimaan. Tujuannya adalah memastikan pemenuhan pesanan pelanggan tepat waktu dan akurat, sambil mengoptimalkan tingkat inventaris, meminimalkan biaya dan memberikan layanan pelanggan yang baik. OM yang efektif melibatkan penyederhanaan proses, pemanfaatan teknologi, dan integrasi fungsi organisasi untuk mengelola seluruh siklus pesanan dengan lancar.
Dalam konteks bisnis, Order Management System (OMS) sering merujuk pada perangkat lunak atau platform yang digunakan untuk mengotomatiskan dan mengelola proses OM secara end-to-end.
Rangkaian Proses
Makna dari rangkaian proses dalam konteks Order Management (OM) adalah serangkaian langkah atau tahapan yang terorganisir dan terstruktur yang dilakukan dalam mengelola pesanan pelanggan dari awal hingga akhir. Ini melibatkan penerimaan pesanan, verifikasi pesanan, pengelolaan inventaris, pengolahan pesanan, pengiriman dan pelacakan, serta penagihan dan pembayaran.
Rangkaian proses sangat penting dalam konteks bisnis, khususnya Order Management System (OMS) karena membantu memahami bagaimana suatu proses bekerja, di mana kemungkinan titik-titik lemah dan bagaimana proses tersebut dapat ditingkatkan untuk meningkatkan efisiensi dan kualitas hasilnya.Tujuan terpenting menggunaan OMS dalam pemenuhan pesanan adalah Perfect delivery.
Berikut adalah alur proses OMS secara umum:
- Penerimaan Pesanan (Perfect delivery): Proses dimulai ketika pelanggan melakukan pemesanan produk, informasi pesanan termasuk detail produk, jumlah, alamat pengiriman dan instruksi khusus lainnya dimasukkan ke dalam OMS.
- Pemrosesan Pesanan (Order Processing): Verifikasi pesanan, memeriksa ketersediaan barang, memproses pembayaran dan menyiapkan pesanan untuk pengiriman.
- Penjadwalan Pengiriman (Delivery Scheduling): Penjadwalan waktu dan lokasi pengiriman sesuai dengan preferensi pelanggan. Informasi pengiriman, seperti nomor pelacakan (tracking number), dikirim kepada pelanggan untuk memantau status pengiriman. Aktifitas ini memastikan jadwal dan penugasan pengemudi & kendaraan sesuai planning sesuai serangkaian kegiatan yang melibatkan pengaturan dan pengelolaan waktu serta sumber daya dalam konteks pengoperasian kendaraan dan pengemudi.
- Pelaksanaan Pengiriman (Delivery Execution): Pengiriman barang dapat dilakukan oleh penyedia layanan pengiriman internal perusahaan (Shipping Department) atau mitra logistik yang terkait. Pengemudi biasanya menggunakan perangkat mobile atau tablet yang terhubung ke OMS untuk mengakses informasi pengiriman, dimana pengemudi dapat menggunakan perangkat tersebut untuk memvalidasi pesanan dan mengonfirmasi pengiriman.
- ePOD (electronicProof of Delivery): Ketika barang tiba di lokasi pengiriman barang, penerima pesanan diminta untuk menandatangani menggunakan perangkat elektronik seperti smartphone atau tablet yang dimiliki oleh pengemudi sebagai bukti bahwa barang telah diterima dengan sukses. ePOD mencatat waktu pengiriman, tanda tangan penerima dan mungkin juga foto atau catatan tambahan, jika diperlukan. Data ePOD kemudian dapat diunggah ke OMS, untuk pengelolaan lebih lanjut.
- Verifikasi dan Penyelesaian Pesanan (Order Verification and Completion): Setelah hasil ePOD diterima sistem, OMS memverifikasi bahwa pesanan telah diterima dengan sukses dan lengkap. Pelanggan mungkin juga menerima notifikasi atau email konfirmasi bahwa pesanan mereka telah berhasil disampaikan. Pesanan kemudian dianggap selesai dan ditutup dalam OMS.
- Pelacakan dan Pelaporan (Tracking and Reporting): Setelah pesanan selesai, OMS terus melacak dan merekam data pengiriman untuk tujuan pelaporan dan analisis lebih lanjut. Ini mencakup memantau kinerja pengiriman, waktu pengiriman rata-rata, dan masalah atau keluhan yang mungkin timbul. Seluruh aktifitas tracking dilakukan dengan bantuan teknologi GPS tracking yang dipasang dikendaraan.
Perfect Delivery
Perfect delivery mencakup elemen-elemen sebagai berikut: kelengkapan pesanan, ketepatan waktu, kondisi, transparansi dan dokumentasi. Artinya pesanan terkirim tepat waktu, lengkap, tidak rusak dan sesuai invoice. Ketika kompleksitas rantai pasokan (supply chain) meningkat Perfect delivery menjadi lebih sulit. Hal ini berakibat tidak jarang juga pihak logistik disalahkan atas keterlambatan pengiriman, karena ini adalah akhir dari proses. Namun, ketika proses pemenuhan pesanan end-to-end dipecah dan diukur, sering kali ditemukan bahwa kinerja logistik tidak terlalu buruk.
Dalam praktiknya, Perfect delivery mencakup:
- Tepat Waktu: Barang atau layanan dikirim sesuai dengan waktu yang telah dijanjikan kepada pelanggan tanpa keterlambatan.
- Kualitas Barang: Barang atau layanan yang dikirim harus dalam kondisi yang baik, tidak rusak, dan sesuai dengan standar kualitas yang diharapkan oleh pelanggan.
- Akurasi Pesanan: Barang yang diterima oleh pelanggan harus sesuai dengan pesanan yang telah ditempatkan, termasuk jumlah, jenis, dan spesifikasi lainnya.
- Transparansi dan Komunikasi: Pelanggan harus diberikan informasi yang jelas tentang status pengiriman, termasuk nomor pelacakan yang memungkinkan mereka untuk melacak posisi barang mereka secara real-time. Komunikasi yang terbuka juga penting jika ada perubahan atau masalah dengan pengiriman.
- Pelayanan Pelanggan: Perfect delivery juga melibatkan respons yang cepat terhadap pertanyaan atau masalah yang timbul dari pelanggan terkait dengan pengiriman mereka, termasuk dokumentasi penerimaan.
Manfaat
Seperti yang telah disebutkan, Order Management System (OMS) didesain untuk mengoptimalkan proses pemrosesan dan pemenuhan pesanan.
Berikut beberapa manfaat yang dapat diperoleh dengan menggunakan OMS:
- Peningkatan Efisiensi: Dengan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk tugas-tugas administratif, perusahaan memiliki lebih banyak sumber daya internal yang dapat dialokasikan untuk mencapai tujuan keseluruhan dan meningkatkan produktivitas. OMS membantu meningkatkan efisiensi operasional dengan mengotomatiskan banyak aspek pengelolaan pesanan, mulai dari pengambilan pesanan hingga pengiriman.
- Mengurangi Human Error: Manajemen pesanan memerlukan penanganan data dalam jumlah besar yang tersebar di berbagai area. Dalam situasi ini, kesalahan manusia dapat menjadi kendala serius. Skenario terburuknya adalah ketika kesalahan tersebut ditemukan oleh pelanggan, yang kemungkinan dapat menerima pesanan yang salah atau bahkan membayar jumlah yang tidak tepat. Dalam konteks ini, solusi OMS memainkan peran penting, solusi ini dirancang untuk mengurangi kesalahan manusia yang mungkin terjadi dalam proses pengelolaan pesanan.
- Integrasi yang Lengkap: OMS tidak hanya memungkinkan integrasi dengan berbagai platform dan sistem lainnya yang saat ini digunakan dalam bisnis, seperti sistem inventaris, sistem pembayaran, dan sistem pengiriman, tetapi juga memastikan bahwa data-data dari berbagai sumber terhubung secara langsung dan terkoordinasi.
- Peningkatan Layanan Pelanggan: Pastikan janji kepada pelanggan dipenuhi dengan manajemen dan eksekusi yang lancar dalam setiap tahap proses. Keterlambatan dalam layanan dapat mendorong pelanggan beralih ke pesaing saat mereka mengharapkan respons cepat. OMS memungkinkan peningkatan layanan pelanggan dengan mempercepat pemrosesan pesanan, memberikan pembaruan status pesanan secara real-time kepada pelanggan dan mengurangi risiko kesalahan dalam pengiriman pesanan.
Kesimpulan
Order Management System yang efisien dapat membantu mengotomatiskan banyak aspek pemrosesan pesanan, termasuk verifikasi pesanan, pengaturan inventaris dan pengiriman. Hal ini dapat mengurangi waktu dan upaya yang diperlukan untuk menangani pesanan secara manual, sehingga meningkatkan produktivitas. Saat pesanan mencapai puncaknya. Order Management System yang baik dapat membantu perusahaan mengelola pesanan dalam jumlah besar dengan lebih efisien. Ini termasuk kemampuan untuk mengelola pesanan secara bersamaan, melacak status pesanan secara real-time.
Dengan memastikan jadwal dan penugasan yang sesuai dengan planning, perusahaan dapat menjalankan operasinya dengan lancar, mengurangi kemungkinan keterlambatan, meningkatkan efisiensi, dan memastikan kepuasan pelanggan. Jadwal planning ini mencakup waktu keberangkatan, waktu tiba di tujuan, dan rute yang telah ditentukan untuk memastikan efisiensi dan ketepatan waktu.
Control & Monitoring kendaraan sesuai dengan jadwal planning, adalah proses pengawasan dan pengendalian yang bertujuan memastikan bahwa kendaraan mengikuti rute dan jadwal yang telah direncanakan, memantau kecepatan dan berhenti yang diambil oleh pengemudi dengan menggunakan teknologi dan tim pengawas untuk mengidentifikasi dan mengatasi masalah secara real-time.
